نظام إدارة بلاغات الصيانة للمجمعات السكنية
يستقبل النظام بلاغات السكان والملاك والموظفين من كل القنوات في سجل واحد. لكل بلاغ موقع وأصل وصور ومسؤول وحالة محدّثة يراها الساكن والإدارة في الوقت نفسه، من الإنشاء حتى الإغلاق والتقييم.
تسع قنوات تصب في سجل واحد
أيًا كانت الطريقة التي يصل بها البلاغ، يُسجل بنفس الحقول ويمر بنفس المسار، فلا يضيع بلاغ في رسالة أو مكالمة.
تطبيق الساكن
يرفع الساكن البلاغ من جواله بالصور والفيديو، ويتابع حالته ويقيّم الخدمة بعد الإغلاق.
البوابة الإلكترونية
للملاك والسكان الذين يفضلون المتصفح، بنفس الحقول والمتابعة.
رمز QR في الموقع
مسح الرمز على المصعد أو باب غرفة المضخات يفتح بلاغًا مرتبطًا بالأصل مباشرة.
الموقع والأصل يُعبآن تلقائيًاموظف خدمة العملاء
يسجل البلاغ نيابة عن ساكن اتصل أو حضر، ويُنسب البلاغ لمقدّمه الأصلي.
موظف الأمن
يرصد العطل أثناء الجولة أو المناوبة الليلية ويُنشئ بلاغًا فوريًا.
موظف الاستقبال
في الأبراج التي تستقبل سكانها في البهو، يُسجَّل البلاغ من مكتب الاستقبال.
مركز الاتصال
للشركات التي تدير عدة مجمعات برقم موحد، مع تحديد المجمع والوحدة من بيانات المتصل.
إنشاء داخلي
مدير المجمع أو المشرف أو الفني ينشئ بلاغًا عن ملاحظة رصدها أو نتيجة جولة فحص.
التكاملات الخارجية
استقبال البلاغات من نظام إدارة الأملاك أو من أجهزة الإنذار عبر واجهات API.
ماذا يحتوي البلاغ؟
كل حقل في البلاغ يخدم خطوة لاحقة: الإسناد، أو التشخيص، أو تحديد المسؤولية، أو التقارير.
| الحقل | ما يحدده | لماذا يهم |
|---|---|---|
| المجمع والمبنى والوحدة | مكان العطل في الهيكل الهرمي | يُبنى عليه سجل الوحدة وتقارير المجمع |
| الموقع والأصل | الغرفة أو المرفق والمعدّة المعطلة | يربط العطل بتاريخ الأصل وتكلفته |
| نوع المشكلة والتصنيف | سباكة، كهرباء، تكييف، مصاعد… | يحدد الفريق المختص ومسار العمل |
| الوصف | ما يراه مقدم البلاغ بكلماته | يساعد الفني على تجهيز الأدوات قبل الحضور |
| الصور والفيديو والمرفقات | توثيق العطل لحظة الإبلاغ | تقلل زيارات الاستكشاف وتدعم تحديد المسؤولية |
| الأولوية | طارئة، عالية، متوسطة، منخفضة | تحدد مهلة SLA وترتيب التنفيذ |
| الوقت المناسب للزيارة | الفترة التي يتواجد فيها الساكن | تقلل الزيارات الفاشلة عند الوحدات المغلقة |
| مقدم الطلب ووسيلة التواصل | ساكن، مالك، موظف، وكيف يُبلَّغ | تصل التحديثات للشخص الصحيح بالقناة التي يفضلها |
| حالة البلاغ | المرحلة الحالية في دورة العمل | يعرف الجميع أين وصل البلاغ دون اتصال |
حالات البلاغ: من الاستقبال حتى الإغلاق
أربع عشرة حالة موزعة على خمس مراحل. الهدف أن تكون حالة «بانتظار» دائمًا مرتبطة بسبب واضح.
الاستقبال
يصل البلاغ ويُراجع للتأكد من اكتمال بياناته وتصنيفه بشكل صحيح.
الإسناد
يُسند لفني أو فريق أو مقاول، ويُحدد موعد يناسب الساكن.
التنفيذ
يرى الساكن أن الفني تحرك، ثم أنه بدأ العمل فعليًا.
الانتظار
يتوقف العمل لسبب محدد ومعلن، وليس بلا سبب.
الإنهاء
يُعتمد الحل ويُغلق البلاغ، ويمكن إعادة فتحه إذا لم يُحل العطل فعليًا.
الحالات قابلة للتخصيص
يمكن إضافة حالات خاصة بجهتك، أو إخفاء حالات لا تستخدمها، وتحديد من يغيّر كل حالة.
حوّل بلاغات مجمعك إلى سجل واحد واضح
نعرض لك كيف ستصل بلاغاتكم الحالية وكيف تُتابع حتى الإغلاق.
مثال: رحلة بلاغ تسرب داخل شقة
كيف يبدو البلاغ من وجهة نظر كل طرف، مع توقيت كل مرحلة.
- ١
٨:١٢ م: بلاغ من الساكن
صورتان لتسرب تحت مغسلة المطبخ في شقة ٧٠٨، مع تحديد أن الساكن متاح بعد الرابعة غدًا.
- ٢
٨:١٣ م: تصنيف واقتراح أولوية
يصنف النظام البلاغ سباكة بأولوية عالية، ويقترح إسناده لفريق السباكة في برج B.
- ٣
٨:٤٠ م: مراجعة المشرف
يؤكد المشرف التصنيف، ويحدد المسؤولية مبدئيًا على المالك لأن التسرب داخل الوحدة.
- ٤
اليوم التالي ٤:١٠ م: الفني في الطريق
يصل الساكن إشعار بأن الفني تحرك، ويرى اسمه ووقت الوصول المتوقع.
- ٥
٤:٥٥ م: بانتظار موافقة المالك
الفني يقدّر تكلفة استبدال الخلاط، فيصل المالك طلب موافقة على بوابته.
- ٦
٥:٣٠ م: تم الحل والإغلاق
بعد الموافقة يُنفذ العمل، ويرفع الفني صور ما بعد التنفيذ، ويوقع الساكن، ثم يقيّم الخدمة.
ما بعد إنشاء البلاغ
دمج البلاغات المكررة
عطل في مرفق مشترك قد يُبلغ عنه عشرة سكان. يدمجها المشرف في بلاغ واحد ويصل التحديث للجميع.
إعادة الفتح
إذا عاد العطل، يعيد الساكن فتح البلاغ بدل إنشاء بلاغ جديد، فيبقى تاريخ المشكلة متصلًا.
التقييم بعد الإغلاق
تقييم سريع للسرعة والجودة وسلوك الفني، يدخل في تقارير رضا السكان.
تحديثات تلقائية
إشعار عند كل تغيير مهم: الإسناد، الموعد، التحرك، طلب الموافقة، والإغلاق.