سجل التدقيق Audit Trail لعمليات الصيانة
من غيّر الأولوية؟ من اعتمد هذه التكلفة؟ متى أُغلق البلاغ ولماذا؟ يسجل النظام كل إجراء مهم بصاحبه ووقته، وما كانت عليه القيمة قبله وما أصبحت بعده. السجل لا يُعدّل، ويُرجع إليه عند أي مراجعة أو خلاف.
من، ماذا، متىالقيمة السابقة والجديدةسجل لا يقبل التعديل
خمسة عناصر في كل سجل
من قام بالإجراء
المستخدم ودوره.
ماذا تغير
الحقل أو الحالة أو القرار.
القيمة السابقة
ما كانت عليه البيانات قبل التغيير.
القيمة الجديدة
ما أصبحت عليه بعده.
التاريخ والوقت
لحظة تنفيذ الإجراء بدقة.
شكل السجل
| التاريخ والوقت | المستخدم | الإجراء | القيمة السابقة | القيمة الجديدة |
|---|---|---|---|---|
| الأحد ١٠:٤٢ ص | مشرف برج B | تعديل أولوية البلاغ MR-2417 | متوسطة | عالية |
| الأحد ١١:٠٥ ص | مدير المجمع | اعتماد تكلفة أمر العمل WO-3318 | بانتظار موافقة | معتمد |
| الأحد ١١:٣٠ ص | المحاسب | تعديل تكلفة القطعة | قيمة سابقة | قيمة جديدة |
| الأحد ١٢:١٠ م | الفني | إغلاق أمر العمل | قيد المعالجة | تم الحل |
مثال توضيحي.
متى تحتاج سجل التدقيق؟
حسم الخلافات
مع ساكن أو مالك أو مقاول حول ما حدث ومتى.
المراجعة المالية
تتبع كل اعتماد وتعديل في التكاليف.
المساءلة
كل قرار مرتبط بصاحبه.
تقارير مجلس الاتحاد
الاستناد إلى سجل موثق عند المراجعة.
وثّق كل قرار صيانة في مجمعك
نعرض لك سجل التدقيق وطريقة الرجوع إليه.
أسئلة عن سجل التدقيق
هل يمكن حذف سجل التدقيق أو تعديله؟
لا، السجل للقراءة فقط، ويُتاح لأصحاب الصلاحية.
ما الإجراءات التي تُسجل؟
الإنشاء والتعديل والاعتماد والإغلاق والحذف على البيانات المهمة، إضافة إلى تسجيل الدخول، حسب الإعدادات.
كم يُحتفظ بالسجل؟
تُحدد مدة الاحتفاظ وفق سياسة الجهة ومتطلباتها ونطاق الاستضافة.